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Ter um bom planejamento e fazer o controle de gastos são passos fundamentais para uma pequena empresa continuar funcionando e crescendo a médio e longo prazo. Com essas ações, o empreendedor consegue evitar a falta de dinheiro em caixa, a inadimplência de pagamento dos clientes e, consequentemente, empréstimos.
Basicamente uma empresa funciona a partir dessa conta: Receita – Despesas = Lucro. Ou seja, todo o dinheiro que entra, subtraído pelas despesas, resulta no dinheiro extra ao fim do mês. Na prática não é tão fácil fechar essa conta, principalmente se o planejamento não fizer parte da rotina do empreendedor.
Citando como exemplo dessa equação, segue a análise de resultado retirada da tela Dashboard do sistema Premium da Super Empresa.
1. Dois principais problemas para iniciar o controle de gastos.
Antes de falarmos sobre as dicas e sugestões para manter o melhor controle e planejamento do seu negócio, vamos falar de alguns problemas. São pontos negativos que precisam ser resolvidos antes de passarmos para sugestões de planejamento e gastos de sua micro ou pequena empresa.
a. Supervalorização das vendas
O primeiro deles é a supervalorização das vendas. Ou seja, o empresário foca demais na quantidade que entrou no caixa e ignora o restante. Com isso, ele não analisa detalhadamente suas despesas e, consequentemente, não se informa adequadamente.
No fim, isso leva a um planejamento otimista demais, e não condizente com a realidade do negócio.
b. Eu mereço gastar mais
Outro problema comum são alguns argumentos que o pequeno empresário se convence para gastar o desnecessário utilizando o caixa da empresa. São eles: o “merecimento” após um período complicado no trabalho, a possibilidade de “melhorar a qualidade de vida”.
Eles soam como um incentivo ou como uma justificativa para você se dedicar mais, porém, na maioria das vezes, é apenas um gasto não planejado no orçamento. Por isso, tome cuidado com esses pensamentos, e procure evitá-los. Eles são importantíssimos para manter o controle dos gastos.
Sabendo disso, vamos às sugestões que te ajudarão a planejar seus gastos:
2. Como planejar seu controle de gastos.
a. Comece o mês sabendo exatamente o quanto vai gastar.
Quando falamos “saber exatamente”, queremos dizer todos os centavos mesmo. Pode ser um pouco trabalhoso. Primeiro, levante todos as suas despesas fixas. Com isso, você tem a informação exata do mínimo que vai gastar, obrigatoriamente, todos os meses.
É importante utilizar um software de gestão para fazer isso, porque ele organiza as informações de uma maneira fácil para serem utilizadas depois entre outros benefícios. Em seguida, faça uma previsão das despesas variáveis para adicionar no cálculo. Utilize como base os gastos do ano anterior e faça uma média.
No fim, você deve ter algo como esse exemplo a seguir:
- R$ 2000 – Aluguel
- R$ 4000 – Funcionários (salários e encargos)
- R$ 500 – Contador
- R$ 250 – Internet e sistemas
- R$ 500 – Luz, água e telefone
- R$ 300 – Despesas variáveis.
TOTAL: R$ 7550.
Com esse cálculo, você tem a informação de quanto costuma gastar todos os meses. Ou seja, esse é o valor mínimo que deve entrar no caixa de sua empresa.
b. Controlar os gastos. Não saia do valor planejado que você estabeleceu no passo anterior.
Sempre que uma despesa nova surgir, coloque-a na planilha e no sistema de gestão. Além de deixar a estimativa mais exata, quando olhamos para tudo o que gastamos, a tendência é economizar.
c. Não se iluda com o lucro.
Vendeu 20% a mais esse mês? Parabéns, mas cuidado! Não olhe apenas a tabela da receita e faça mais um gasto, porque a tabela de compras também vai aumentar. Olhe com calma os resultados, porque não é tudo que entrou no caixa que ficará lá.
Dica da Super Empresa para ter caixa no início do mês
Vamos dar uma dica de um método que vai te ajudar a começar o mês sem despesas: Comece calculando seu gasto mensal. Divida esse valor por 10. Todos os meses separe 1/10 do valor de seus gastos em uma poupança. Assim, em 10 meses, você terá o valor total de suas despesas para um mês.
Se você tiver um mês bom, deposite mais de uma parcela. Se tiver um mês ruim, não deposite, mas não gaste de forma irresponsável. Renegocie com fornecedores e credores se for preciso.
Ao chegar no valor total, você já terá o mês seguinte completamente pago e a tranquilidade de focar no que é preciso: vendas, sucesso do cliente, gestão e parcerias. Refaça sua poupança durante o mês e comece o mês seguinte pagando antecipado. Isso resultará em descontos com os fornecedores e credores.
Esse método foi desenvolvido e aplicado pelo fundador da Super Empresa, que hoje conta com mais de 1500 clientes, mas que, um dia, precisou começar do zero.
Focada em soluções para os micro e pequenos empresários, a Super Empresa oferece um software de gestão que pode te ajudar a crescer mais rapidamente.
Teste esse método e conte para a gente como foi!
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