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Você já deve ter ouvido falar sobre backup de dados, principalmente se já mandou formatar aquele computador que estava lento na sua empresa. Mas, e Backup monitorado? O que isso tudo tem a ver com sistemas de gestão?
Um backup consiste, basicamente, em possuir uma cópia segura de seus arquivos digitais, quando este é monitorado significa que está sendo observado a todo tempo, não deixando acontecer erros ou atrasos. No caso de uma empresa, são extratos, notas fiscais e todo o tipo de documento que precisa ser guardado. Nesse caso, é ainda mais importante guardar essas informações em um local seguro. E não há nada mais seguro do que um servidor de uma empresa especializada nesse tipo de serviço.
O presente é a nuvem
Atualmente a melhor opção para fazer um backup de dados é utilizar a nuvem. Nada de guardar arquivos da empresa em um HD externo ou outro computador. Essa opção possui diversos perigos que a nuvem já consegue solucionar, sem qualquer dificuldade.
Falar em nuvem é apenas outra maneira de falar de servidores. Ou seja, em vez de fazer um backup local, você salva seus arquivos em outro lugar, nas máquinas de uma empresa especializada, e de preferência segura.
Quais são as vantagens de fazer isso? Listamos cinco delas abaixo.
1. Segurança contra crimes.
Se roubarem sua empresa e levarem seus computadores e HDs externos, os arquivos estarão a salvo nos servidores da empresa.
2. Segurança contra quebras.
Acidentes acontecem e computadores podem quebrar a qualquer instante. Se seu computador parar de funcionar e os arquivos estiverem nele, você pode recuperá-los rapidamente na nuvem.
Caso seu computador seja contaminado com vírus, arquivos maliciosos, ou seja, alvo de ataques, seus arquivos também estarão seguros.
3. Perdendo tempo com transferência de arquivos?
Não precisa perder tempo transferindo os arquivos manualmente. Com um backup na nuvem, essa transferência é mais rápida.
4. Está fora da empresa e precisa acessar algo?
Foi viajar, levou um notebook e esqueceu os arquivos nos computadores da empresa? Se você estiver sem acesso a alguma informação importante, basta acessar os arquivos de sua empresa na nuvem!
5. É barato
Pode até não parecer, mas essa opção é acessível para as micro e pequenas empresas, porque você não precisa manter um servidor próprio.
Empresas pequenas, apesar de guardarem muitos arquivos, não ocupam tanto espaço nos servidores. Em alguns serviços de armazenamento em nuvem, você só paga o que usar. Além disso, alguns sistemas de gestão oferecem armazenamento de arquivos junto com o próprio sistema, tornando essa opção ainda mais acessível.
“E se eu esquecer de fazer o backup?”
Com tantas tarefas no dia a dia, é fácil esquecer algumas que não parecem tão importantes. Essa é a função do backup monitorado, que é um upgrade do backup nas nuvens. Essencial nas micro e pequenas empresas, alguns sistemas de gestão oferecem a possibilidade de armazenar os arquivos nas nuvens, além das funções tradicionais.
Mais do que isso, ainda te avisam quando você esquece de fazer o backup. Isso acontece porque esses sistemas são monitorados todos os dias pela prestadora do serviço, ou seja, se você não fez o backup, a central de controle desse sistema recebe um alerta de que os arquivos armazenados na nuvem não estão atualizados.
É o caso do sistema de gestão da Super Empresa, que é feito para solucionar os problemas de gestão de micro e pequenas empresas. Além de oferecer armazenamento na nuvem dos arquivos de sua empresa, esse sistema é monitorado diariamente pela Super Empresa, que sabe se o backup está atualizado. Caso não esteja, a central de controle realiza esse backup automaticamente para você.
É importante lembrar que um software de gestão é essencial para a empresa, não somente no armazenamento dos arquivos, mas em uma infinidade de funções.
Gostou da dica? Então saiba como escolher um sistema de gestão adequado para sua empresa clicando aqui.
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