Como emitir nota fiscal

No artigo de hoje você irá entender tudo o que precisa saber para começar emitir Nota Fiscal Eletrônica. Como o assunto é um pouco extenso, preparamos um guia separado por seções para facilitar a navegação. Se quiser pular direto para algum assunto, é só clicar no índice abaixo.

O que é e para que serve a Nota Fiscal?

A nota fiscal é um documento fiscal utilizado em todo o território nacional. Seu principal objetivo é registrar informações relevantes sobre a circulação de mercadorias dos contribuintes, ou seja, através da NF-e a SEFAZ consegue saber quantos produtos entraram ou saíram de um estabelecimento, a data e hora que essa movimentação aconteceu, a finalidade dela, quem recebeu, quem transportou, etc.

A partir dessas informações, os órgãos competentes conseguem ter uma visão sobre os valores de entradas e saídas das empresas e consequentemente, uma previsão do faturamento anual de cada contribuinte. Com esses dados é possível definir o enquadramento da empresa e estipular as alíquotas a serem recolhidas.

Mas você sabia que a nota fiscal pode ter outras utilidades além dessa? Por ser um documento que fica armazenado nos servidores do fisco e de fácil acesso, as empresas utilizam a nota fiscal como comprovante das vendas, exigência para prestação de garantias ou trocas, geração de crédito de impostos e automatização de processos nos sistemas informatizados, como o registro da entrada de insumos através da nota do fornecedor, por exemplo.

Sou obrigado a emitir?

Conforme a Lei Federal nº 8846/94, a emissão de nota fiscal relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada independente de sua natureza no momento da efetivação de sua operação. Deixar de emitir a nota quando obrigatória, caracteriza crime contra a ordem tributária e está previsto no código penal a reclusão de dois a cinco anos, além de multa.

Mas e o MEI? Precisa emitir nota fiscal? A resposta é sim! De acordo com o Art. 106 da Resolução do CGSN nº140/2018, o MEI só está dispensado dessa obrigação quando a nota é destinada para um consumidor pessoa física. Entretanto, se esse consumidor solicitar a Nota Fiscal, o documento deverá ser emitido, em atendimento ao Código de Defesa do Consumidor.

Como faço para pagar menos impostos?

Já que não dá para escapar, o cenário ideal é aquele em que você paga o menor valor de impostos possível. Conforme você já entendeu nesse artigo, não se deve praticar a evasão, mas sim a elisão fiscal! Você sabe qual é a diferença?

A evasão fiscal ocorre quando se omite informações, quando há fraudes nas declarações ou ausência dos deveres fiscais (como deixar de emitir a nota fiscal). Praticar a evasão fiscal é ilegal e não deve ser feito em hipótese alguma.

Por outro lado, a elisão fiscal é a prática de se usar mecanismos da lei de forma idônea, explorando os benefícios cabíveis e adotando estratégias em busca da redução da carga tributária. A pratica da elisão fiscal é permitida por lei e benéfica para o crescimento da empresa, devendo ser adotada sempre que possível. Para sair da abstração, confira alguns exemplos de como a elisão pode ser praticada:

Planejamento tributário

O planejamento tributário é um conjunto de ações adotadas que visam minimizar os custos fiscais. Algumas das práticas realizadas são as classificações fiscais de produtos (NCM) adequados nas movimentações, análise das declarações fiscais, revisão da legislação aplicada na empresa, busca de benefícios fiscais e revisão da apuração de tributos.

Tendo isso em mente, fica fácil de perceber a importância de se ter um escritório de contabilidade trabalhando em conjunto com a empresa. O investimento em uma assessoria qualificada pode ser o melhor caminho na busca da redução da carga tributária!

Incentivos fiscais

Os incentivos fiscais são mecanismos que o governo utiliza para direcionar o crescimento de determinados segmentos. Dessa forma, a gestão vigente consegue direcionar e trazer resultados específicos para determinados setores, visando o equilíbrio da economia no país. De forma geral, os incentivos tem o mesmo princípio: Direcionar parte dos impostos que iriam para o governo como investimento em algum projeto específico.

Um exemplo de incentivo fiscal é a Lei de Incentivo ao Esporte, que ocorre na esfera federal permitindo que empresas do Lucro real invistam na área obtendo em troca um desconto tributário. Já a Lei de Inovação Tecnológica, foi um incentivo criado para ajudar a financiar startups e empresas ligadas à tecnologia.

Preciso de um sistema?

Antes de mais nada, a resposta é sim. A emissão da Nota Fiscal Eletrônica precisa e deve ser feita através de um sistema emissor por conta de vários fatores. Mas, antes de entender os mecanismos do processo de emissão, vale a pena comentar brevemente sobre o que levou a SEFAZ a exigir isso.

Até alguns anos atrás ainda era comum ver estabelecimentos fazendo a nota fiscal de talão, preenchendo as informações a papel e caneta. Com o passar dos anos, a Secretaria da Fazenda passou a implementar a informatização dos seus processos, visando agilizar a troca de informações e garantir um acesso mais transparente aos cidadãos.

Com isso, a antiga Nota Fiscal de talão passou a ser substituída por uma versão digital, que hoje é chamada de Nota Fiscal Eletrônica. Essa versão digital é representada por um XML (arquivo compacto feito para ser lido por outros sistemas) que contém dezenas de informações.

Por se tratar de um arquivo de difícil leitura para o ser humano, os sistemas emissores geram uma via impressa para facilitar a visualização desses dados. Essa impressão é chamada de DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), e tem como objetivo apresentar as principais informações sobre a emissão.

Nota: Em alguns estados, como São Paulo, já existem portarias que determinam a substituição do modelo 1 e 1A (Nota Fiscal de talão) pelo modelo eletrônico 55 (NF-e), inclusive para os optantes do Simples Nacional.

Como faço para emitir a Nota Fiscal?

Agora que já sabemos a necessidade de se ter um sistema para emitir a Nota Fiscal, vamos nos aprofundar em como ocorre esse processo.

Os sistemas emissores geralmente possuem em comum uma área de cadastros, onde o usuário pode armazenar dados de destinatários, produtos, códigos fiscais e demais informações relevantes. Com esses dados cadastrados, é possível iniciar a emissão das notas.

A emissão em si envolve algumas etapas, onde é necessário informar nome, endereço e documentos do destinatário; Nome, preço, unidade e NCM dos Produtos; Classificações fiscais e alíquotas de alguns impostos; Formas de pagamento. Assim que essas informações são inseridas na emissão, o sistema monta um arquivo em formato XML e utiliza o certificado digital da empresa para assinar e autenticar os dados.

Com o arquivo pronto, o sistema emissor envia esse XML para os servidores do fisco validar. Se não houver nenhuma incoerência com as informações, a SEFAZ armazena essa nota fiscal para que ela possa ser consultada futuramente e devolve um número de recibo, validando a operação e informando que a nota foi emitida com sucesso. A consulta da Nota Fiscal é pública e pode ser feita no portal da fazenda, bastando ter a chave de acesso.

Com a Super Empresa você não precisa ser um expert no assunto nem ter conhecimentos técnicos para emitir a Nota Fiscal Eletrônica. Todos esses procedimentos mencionados estão disponíveis em uma interface amigável e intuitiva, desenvolvida com o objetivo de simplificar a emissão fiscal de quem está começando agora e agilizar para quem já tem prática. Além disso contamos com uma equipe de suporte pronta para te atender quando surgir aquela dúvida! Para saber mais, acesse a nossa página e venha conhecer mais sobre os nossos sistemas.