Um dos efeitos mais visíveis do mundo globalizado é a rapidez com que as informações são geradas e transmitidas. Isso só é possível devido à informatização e automação dos processos presentes em qualquer tipo de negócio. Neste post, entenda as vantagens em informatizar e automatizar setores da sua empresa.
Informatização da gestão financeira
O objetivo de todo empresário é fazer com que seu negócio cresça em lucratividade, reconhecimento e expressividade no mercado. Para isso, é preciso eliminar alguns pontos fracos e realçar seus pontos fortes.
A informatização e automação de alguns processos da gestão financeira de sua empresa refletem diretamente em todos os quesitos citados acima, gerando maior agilidade na importação e exportação de dados e na elaboração de relatórios precisos. Dessa forma, sua equipe não ficará mais debruçada sobre livros-caixa ou planilhas registrando números e executando cálculos complexos.
Informatização da gestão de estoque
Assim como na gestão financeira, a gestão de estoque informatizada gera mais lucro e agilidade para sua empresa, pois gera relatórios de produtos obsoletos, informações sobre o mínimo e máximo, visão abrangente e completa de entrada e saída com mais controle e minimiza possíveis erros de contagens manuais sem contar que diminui quantidades consideráveis de papéis.
Quer saber um pouco mais sobre gestão de estoque? Dê uma olhada nesse artigo em nosso blog!
Informatização de controle de caixa
Seu departamento financeiro não precisa ficar horas e horas atrás de informações em arquivos de notas de entrada, saída, estorno entre outras atividades corriqueiras do seu dia a dia. Com a informatização do controle de caixa, os processos ficam a um clique de toda sua equipe e de você, empresário, que consegue acompanhar e monitorar os processos de perto, mesmo não estando no mesmo local que sua equipe.
Benefícios da informatização
Como podemos ver, a informatização dos processos em sua empresa se torna benéfica em todos os departamentos, tornando possível as tomadas de decisões rápidas e precisas em casos que detém urgência. Você consegue acompanhar, por exemplo, se está obtendo lucro ou prejuízo com todas as informações de compra, venda, estoque e logística a um clique, acompanhando relatórios precisos.
Por que digitalizar sua empresa
No mundo atual, estar conectado à internet é estar conectado com o mundo inteiro. Isso ocorre não apenas no setor individual de cada um, através das redes sociais (WhatsApp, Instagram, Facebook), como também no setor comercial de todo o Brasil. Não estar sujeito a tornar tecnológica sua empresa, por menor que seja, é ficar de fora de todo um universo de possibilidades, contatos e facilitações.
Pensando nisso, fica fácil entender por que o mundo todo se digitalizou, isto é, optou por se adaptar às tecnologias do mercado. Além da agilidade trazida, o registro e o controle são mais fáceis de serem feitos. Os cartões de crédito, por exemplo, que antigamente eram usados de modo inteiramente físico, agora se conectam pela internet para autorizar e registrar transações.
Portanto, digitalizar sua empresa é mais importante do que parece. Para explicar melhor a proposta, pensamos nos seguintes tópicos abaixo. Confira agora!
Estar sempre conectado com o mundo
Algo que a tecnologia nos possibilita diariamente é o contato com tudo que está acontecendo no mundo. Desde notícias e movimentações no mercado financeiro, até a interação com qualquer pessoa de qualquer país, tudo isso é permitido através da internet. Com sua empresa, você deve seguir uma linha parecida. É claro que estar presente a todo momento na internet é algo difícil, ainda mais se for em posição de destaque. Mas para isso existem alternativas válidas e possíveis.
Uma delas é o marketing digital, que permite que seu portal (site, blog, loja virtual) fique visível para usuários diversos do Google. Para isso, é necessário investir e ter paciência: os resultados vêm, mas com o tempo. Uma outra opção é o marketing de conteúdo, que foca em criar textos complementares à sua atuação profissional visando atrair leitores e (futuros) clientes. Para tal, além do que já foi citado, é necessário entender a demanda do público e dos grandes meios de comunicação (Twitter e jornais televisivos, por exemplo), que acabam por veicular interesses e ideias de modo autônomo e constante.
Portanto, não deixe sua empresa desligada do mundo cibernético, como também saiba onde gastar mais tempo e dinheiro online.
Atingir um público maior
Quanto maior seu público, maior seu faturamento. Por mais que essa regra nem sempre seja assim, podemos compreender isso ao observarmos o funcionamento de grandes empresas. No ramo alimentício, o McDonald’s, por exemplo, possui um público consumidor de elevado número, mesmo que ainda perca clientes para outras hamburguerias e afins.
O segredo está, podemos entender, não apenas no número de consumidores, como também como esses consumidores valorizam sua empresa, que valores atribuem a ela, e assim por diante. Portanto, ser uma empresa alheia ao mundo da tecnologia pode causar a impressão de empresa atrasada, obsoleta, “de outro mundo”. Assim, estar aliado ao meio digital (seja nas redes sociais, seja no formato de vendas etc.) é trazer um valor positivo e duradouro para sua empresa.
Logo, a frase pode ser reescrita: Quanto maior sua digitalização, maior será o seu público, e maior será seu faturamento.
Otimizar sua empresa, sempre
No mundo atual, ficar para trás é perder dinheiro. E, não importa qual seja a sua área, estar atualizado e com o melhor que pode ser adquirido melhora tanto a sua imagem quanto o seu serviço (ou produto).Se você possui uma padaria, por exemplo, quanto melhores forem os seus fornos, mais rápidos e gostosos ficarão seus salgados e pães, por exemplo.
Assim, do mesmo jeito, é com a sua empresa. Caso venda produtos, investir em melhores opções de entrega e de frete, agilizando todo o processo e o barateando, é uma boa dica. Já para aquele que vende serviços, ter bons funcionários e boas ferramentas, caso sejam necessárias, é o caminho.
Com a digitalização em cena, a otimização da sua empresa alcança níveis não vistos antes. Emitir facilmente nota fiscal, usar programas de computador de ótimo qualidade e preço acessível para diferentes tarefas, estar sempre de olho nas necessidades de seus clientes através das redes sociais e do que mais se fala online, são alguns exemplos.
Portanto, digitalizar é otimizar, tornar mais fácil e acessível. E, quanto melhor for a otimização, melhor será o impacto da sua empresa na vida dos outros.
Atenda mais e melhor
Na hora de fechar uma venda ou atender um cliente, saber o que falar é muito importante – ou mesmo o que não falar, de jeito nenhum. A princípio, certas dicas se destacam já logo de cara: jamais constranger um cliente, não demonstrar pouco caso ou desinteresse, ajudar em tudo que for possível e do seu alcance, e assim por diante. Pode parecer estranho, mas a digitalização só melhorou essa função muito, tanto para o contratador, quanto para o cliente.
Para o contratador fica mais simples entender quem você é, visto o fácil acesso às redes sociais e à sua interação online, como posts, o que você faz online, e assim por diante. Já para o cliente, isso facilita a troca de informações entre ele e o vendedor, além do dinamismo possível – tudo fica mais rápido e fluido, como vender um sapato ou mesmo contratar um pintor particular.
Logo, estar conectado à internet te ajuda a atender melhor seus clientes, além de adaptar sua progressão no cenário digital, isto é, de alguém “de fora” para alguém atento a tudo acontecendo, diariamente.
Por que usar o pacote Office?
Talvez você já tenha ouvido falar do Pacote Office, para uso em escritório e uso pessoal e estudantil da Microsoft. Consistindo em um grupo de programas com funcionalidades diversas, como o Word, PowerPoint e Excel, é utilizado em praticamente todo o mundo. Mas a grande questão é: por que trazê-lo para sua empresa? O que ele pode agregar à sua vida empresarial? Abaixo, você confere alguns dos principais motivos para digitalizar sua empresa com o Office!
Grande diversidade de programas
Dependendo da função que você deseja realizar, um determinado programa do Office poderá te auxiliar corretamente. O Word, talvez o mais conhecido de todos, é um programa de edição de texto, seja para impressão, seja para criação de conteúdos variados. Além de fácil de usar, ele é muito versátil e atende a todas as necessidades que podem surgir em um escritório. Já o PowerPoint, também muito conhecido, foca em criação de apresentações em slides, muito útil para reuniões ou seminários acadêmicos. O Excel, embora mais complexo de ser utilizado, é extremamente eficiente em escritórios contábeis, visto suas ferramentas focadas em equações, planilhas e gestão de dados.
Além dos mais conhecidos, há também alguns menos falados, mas muito úteis. O Publisher, por exemplo, é um programa para criação de banners e panfletos, permitindo que suas impressões saiam de acordo com sua preferência. Já o OneNote é um programa utilizado para criação de notas, desde as mais simples até as mais complexas.
Portanto, utilizar o pacote Office em seu escritório te permite estar sempre em dia com suas necessidades e vontades.
Sincronia com a nuvem
Perder seu projeto é péssimo, além de atrasar toda a sua produtividade. Ficar a tarde inteira escrevendo um material publicitário para então a energia cair de repente. Ou mesmo ter o arquivo corrompido de última hora. Essas situações antes eram mais que possíveis. Hoje, contudo, o armazenamento em nuvem permite salvar seus arquivos em um servidor seguro, assim evitando eventuais problemas futuros.
Todo o pacote Office possui salvamento automático na nuvem, bastando o ativar dentro do programa. Depois, caso se deseje encontrar esse arquivo, é só procurar dentro do seu OneDrive e lá estará ele, protegido.
Ferramentas funcionais e simples
Você já tentou criar um panfleto pelo computador e teve dificuldades? Ou mesmo quis fazer uma apresentação de slides e não soube por onde começar? No Office, todas as ferramentas, por mais complexas que possam parecer, estão organizadas em bloquinhos temáticos, bastando encontrar o que você deseja e utilizar. Deseja colocar uma tabela no Word e depois imprimir? Você pode, desde que adicione a tabela corretamente. Assim é com todos os programas, bastante pegar o jeito com cada um.
Talvez o mais difícil de todos seja o Excel, por conta de suas fórmulas e funções um tanto quanto confusas à primeira vista. Mas mesmo ele é possível de ser utilizado por pessoas mais leigas. Portanto, só usando é que se aprende realmente!
Usado e reconhecido pelo grande público
Possuir um conta Office pode trazer bons frutos para você, especialmente por parte do público. Mesmo que sejam programas muito conhecidos, cada um é utilizado de modo diferente e com ideias diferentes, o que permite diversos usos com finalidades variadas.
Portanto, digitalizar sua empresa e usar o pacote office te torna alguém reconhecível, mesmo que pouco, por parte do grande público. Além de ser, como dito anteriormente, de ótimo proveito.
Como um Sistema de Gestão pode ajudar o seu negócio
Não é só de tecnologia de informação ou comunicação que vive uma empresa. Sem um gerenciamento inteligente, prezando pela acessibilidade e agilidade, o ato de vender pode se tornar mais um empecilho do que o que é necessário para se crescer financeiramente.
É nessa ocasião que um sistema de gestão entra. Basicamente, ele faz o que no papel é impossível: une todos os seus dados de maneira prática e intercalada, permitindo o rápido exame e acesso a destaques como estoque, fornecedores, impostos etc. Além disso, um sistema pode possuir diversas outras funcionalidades, dependendo das suas necessidades. Abaixo, você confere algumas!
Loja Virtual integrada
“Vender na internet é o futuro” está errado: vender na internet já é o presente. Tanto é que, se observarmos bem, veremos que as maiores varejistas atuais do mercado são empresas focadas quase que exclusivamente em vendas online. A Amazon, por exemplo, é focada em vender qualquer tipo de produto através de seu site (aqui no Brasil, ela predomina na venda de livros e e-books, através do Kindle). O Mercado Livre, por exemplo, consiste tanto na compra quanto na venda online, permitindo que usuários vendam seus próprios bens (eletrônicos, predominantemente).
Com um sistema de gestão com uma loja virtual integrada, você ganha de duas formas. Primeiro, que passa a ter uma loja virtual totalmente sua, podendo vender na internet. Assim, você atrai não só novos compradores, que podem vir a utilizar seus serviços de maneira online, como também seus clientes de sempre, visto a possibilidade de eles comprarem sem sair de casa.
Junto a isso, por conta de ser integrada ao sistema de gestão, toda transação que for feita será automaticamente descontada no sistema, sem precisar ser feito de modo manual. Assim, você polpa tempo e serviço.
Dados salvos na nuvem
O uso da nuvem na vida das pessoas hoje em dia tem se tornado cada vez mais relevante. Não só pela facilidade com que se pode armazenar qualquer tipo de arquivo a qualquer momento, como também o resgate desse arquivo é fácil e rápido. O iCloud, por exemplo, é o serviço de nuvem presente em todos os dispositivos da Apple (iPhone, iMac, iPad, por exemplo) que permite salvar os arquivos nos servidores da empresa, em segurança.
O sistema de gestão, caso tenha esse recurso, salva todos os seus dados na nuvem, isto é, deixando-os protegidos de eventuais problemas. Assim, caso você perca seu computador, por exemplo, o acesso se dá facilmente e sem transtornos.
Emitir relatórios completos
Na hora de fechar o dia, a semana ou mesmo o mês, saber o que foi gasto e onde se lucrou é uma boa estratégia para se planejar para o futuro. Contudo, saber todas essas informações pode ser algo difícil, ainda mais se todo o controle estiver sendo feito no papel e caneta. Além disso, quanto maior o estoque de produtos, mais difícil se torna para saber detalhes específicos sobre determinados produtos.
Com um sistema de gestão, essa tarefa se torna fácil e rápida. Basta emitir o relatório que for desejado e pronto, todas as informações estarão lá. Seja para saber qual produto mais vendeu em certo mês, quanto foi o faturamento total em determinado ano, ou mesmo a relação de custo e lucro dos produtos, tudo isso é possível de ser consultado e visualizado.
Controle de estoque funcional
Gerenciar um estoque não é uma tarefa fácil, ainda mais se levarmos em conta o tamanho e a distribuição que ele apresenta. Mesmo que pequeno, fazer o controle todo só de cabeça, no papel e caneta, ou mesmo em uma planilha do Excel, pode ser algo ineficiente, demorado e até falho, visto que haveria muito espaço para falhas humanas.
Com um sistema de gestão, você conta com diversos recursos para te auxiliar em todo o processo. Informações como despesas fixas, fornecedores e impostos necessários podem ser inseridas no programa, permitindo que vários cálculos sejam feitos pelo próprio sistema. Além disso, dados específicos de mercadorias, como onde ela se encontra, em que setor, prateleira, número, e daí em diante, são possíveis de serem inseridos, facilitando e agilizando todo o processo.
Conclusão
Como foi visto, a digitalização é, embora inevitável, extremamente útil para o seu negócio como um todo. Nós da Super Empresa estamos dispostos a tornar o seu dia a dia cada vez mais fácil e ágil quando o assunto é informatização e automação de processos da sua empresa. Por isso, desenvolvemos conteúdos gratuitos constantemente em nosso blog e canais sociais.
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